Onboarding

Minden új szervezet ugyanazt az onboarding folyamatot követi a tiszta adatok, a konzisztens pénzügyi kimutatások és a megbízható analitika biztosításához. Ez a beállítás kötelező, és csak néhány percet vesz igénybe.

Összefoglalva

Töltsön fel egy főkönyvi kivonatot vagy egy könyvelési tétel exportot, alakítsa ki a kimutatásait, képezze le a számláit. 10 percen belül kész.

1. Adatok feltöltése

Az Adatok feltöltése lépés a főkönyvi kivonat feltöltésével és a támogatott formátumokkal

Amit tesz

  • Töltse fel a számait főkönyvi kivonatként vagy könyvelési tételekként
  • Adja meg a cégnevet, az üzleti év végét, az iparágat és a pénznemet

Miért fontos

  • A szabványosított importálások megelőzik a formátum- és szerkezeti problémákat
  • A világos útmutatás biztosítja a helyes exportálásokat és sablonokat

Főkönyvi kivonat vagy könyvelési tételek

Mindkét út ugyanoda vezet: leképezett számlákhoz és működő kimutatásokhoz. Abban térnek el, mennyi részlet marad alattuk.

  • Főkönyvi kivonat — egy egyenleg számlánként és időszakonként. A leggyorsabb út a kész kimutatásokhoz.
  • Könyvelési tételek — az egyes tételsorok. A tényadatai ezekből származnak, és velük együtt érkeznek a tételszintű funkciók: a Könyvelési tételek fül, az ugrás bármely számról az azt előállító tételekre, a partnerek és az automatikus ellenőrzések.

Később válthat, de a kettőt nem keverheti. Ha egy vállalatnál feltölti az egyik forrást, az lecseréli a másikat, és a másikból származtatott tényadatok törlődnek.

A könyvelési tételek sablonja

A feltöltési lépésben töltse le a statycs könyvelési tétel sablonját, vagy rendelje hozzá saját főkönyvi exportjának oszlopait.

  • Fájlonként egy üzleti év, az adott év első napjától kezdve. A folyamatban lévő év is megfelel — töltse fel újra, ahogy bővül.
  • Vigye be a nyitó egyenlegeket — az év első napjára keltezett nyitó tételeket (DATEV: Saldenvorträge). Nélkülük minden mérlegsor az év mozgását mutatja az állomány helyett.
  • Töltse ki a Könyvelés dátuma · Számlaszám · Számla neve · Leírás · Összeg (nettó) · Partner neve mezőket — tételsoronként egy sor.
  • Tartozik oldalra + (plusz), követel oldalra − (mínusz), áfa nélkül. Ugyanaz a konvenció, mint a főkönyvi kivonat sablonjában.
  • Az opcionális oszlopok többet nyitnak meg: a Partnerszám és a Bizonylatszám élesíti a duplikátum-ellenőrzéseket, a Tétel típusa = OPENING kihagyja a nyitó sorokat a találatokból, a Részleg a költséghelyekhez kapcsol.

Saját export használata

Nem kell átalakítania az ERP-exportját. Amikor a statycs először lát egy általa nem ismert formátumot, egyszer megkéri, hogy rendelje hozzá az oszlopait — válassza ki minden mezőhöz a megfelelő oszlopot, és ezt a hozzárendelést ugyanannak az exportnak minden későbbi feltöltésénél újra felhasználja. A hozzá nem rendelt oszlopok megmaradnak a tételen, és a részletek panelen láthatók; semmi sem vész el.

A hozzárendelések a szervezet minden vállalata között megosztottak, így egy egyszer hozzárendelt formátum mindegyiket kiszolgálja. Az Adatkezelés alatt vannak felsorolva.

Érvényesítés

  • A nem támogatott formátumok világos útmutatással ellátott hibát váltanak ki
  • A tétel exportot a rendszer ellenőrzi, mielőtt bármit kiírna, és megmutatja, mit fog lecserélni
  • Csak akkor folytathatja, ha érvényes feltöltést észlel a rendszer

2. Pénzügyi kimutatások kialakítása

Pénzügyi kimutatás kialakítása szerkesztő fogd és vidd hierarchiával

Amit tesz

  • Határozza meg az E/K, a Mérleg és a cash flow szerkezetét
  • Adjon hozzá és rendezzen el Total, Subtotal, Level 1 és Level 2 pozíciókat fogd és vidd módszerrel
  • Induljon sablonokból, vagy bővítse az előre definiált szerkezetet

Miért fontos

  • A jelentéskészítés az Ön üzleti logikáját tükrözi – nem a számlatükrét
  • A konzisztens szerkezet tiszta elemzést és tervezést tesz lehetővé minden vállalatnál

A Level 2 pozíciókat és számlacsoportokat később finomíthatja. A cél ebben a szakaszban egy szilárd, konzisztens szerkezet kialakítása.

A pénzügyi adatok hierarchiája

A statycs a pénzügyi adatokat világos, többszintű hierarchiában strukturálja. Ez biztosítja a konzisztenciát, az átláthatóságot és a megbízható analitikát minden jelentésben és tervezési modellben.

  • Totals
    • Subtotals (csak Mérleg és cash flow)
      • Level 1 pozíciók
        • Level 2 pozíciók
          • (Opcionális) Számlacsoportok
            • Számlák (Főkönyvi kivonat)

Fentről lefelé a hierarchia a következőképpen működik:

Totals Példák: EBITDA, Eszközök összesen Magas szintű aggregációk, amelyek több Subtotal sort és pozíciót összegeznek.

Subtotals (csak Mérleg és cash flow) Példák: Céltartalékok, Forgóeszközök és elhatárolások Köztes aggregációk, amelyeket a Mérleg és a cash flow kimutatásokban használnak az összefüggő pozíciók csoportosítására.

Level 1 pozíciók Példák: Árbevétel, Befektetett eszközök Előre definiált jelentéskategóriák, amelyek a pénzügyi kimutatásainak gerincét alkotják.

Level 2 pozíciók Példák: Személyi jellegű ráfordítások, PPE Testreszabható pozíciók, ahol az üzletspecifikus jelentéskészítését strukturálja.

(Opcionális) Számlacsoportok Opcionális csoportosítási réteg a Level 2 pozíciók és az egyes számlák között. Jobb strukturáláshoz, elemzéshez és tervezési tényezőkhöz használatos.

Számlák Közvetlenül a főkönyvi kivonatából importálva. Ezek a hierarchia legalacsonyabb szintű adatpontjai.

Leképezési szabály

A számlák mindig Level 2 pozíciókra képződnek le. Total, Subtotal vagy Level 1 pozíciókra való leképezés nem lehetséges.

Ez konzisztens szerkezetet biztosít, és megbízható elemzést és tervezést tesz lehetővé.

Előre definiált Level 1 pozíciók

A Level 1 pozíciók előre definiáltak a szabványosított pénzügyi logika és a megbízható analitika biztosításához. Ezek a pozíciók nem távolíthatók el.

Eredménykimutatás

  • Árbevétel
  • Egyéb üzemi teljesítmény
  • Közvetlen költségek
  • Működési költségek
  • Egyéb üzemi bevétel
  • Értékcsökkenés és amortizáció
  • Nettó kamat
  • Egyéb bevétel / veszteség
  • Nem ismétlődő tételek
  • Adóráfordítás

Mérleg

  • Befektetett eszközök
  • Készletek
  • Vevőkövetelések
  • Egyéb eszközök
  • Pénzeszközök és pénzeszköz-egyenértékesek
  • Saját tőke
  • Céltartalékok
  • Pénzügyi kötelezettségek
  • Szállítói kötelezettségek
  • Kapott előlegek
  • Egyéb kötelezettségek

A Level 2 pozíciók és a számlacsoportok teljesen testreszabhatók ezen a szerkezeten belül.

Automatikus logika és rögzített pozíciók

Bizonyos pozíciók beépített logikát tartalmaznak a konzisztens pénzügyi számítások biztosításához.

  • A Befektetett eszközök alatti Level 2 pozíciók automatikusan Capex-, értékcsökkenési és cash flow-bejegyzéseket hoznak létre
  • Az EBITDA alatti pozíciók kitöltik az „Egyéb cash flow” bejegyzéseket

Rögzített (nem szerkeszthető) pozíciók

  • EBITDA
  • Adózott eredmény
  • Eszközök összesen
  • Források összesen
  • Pénzeszközök és pénzeszköz-egyenértékesek
  • Eredménytartalék / Eredmény-átvitel
  • Nem besorolt (helyőrző a le nem képzett számláknak)

3. Számlák hozzárendelése

Számlahozzárendelő képernyő fogd és vidd módszerrel és figyelmeztető jelzőkkel

Amit tesz

  • Rendelje hozzá a főkönyvi kivonat számláit Level 2 pozíciókhoz
  • Hozzon létre számlacsoportokat köztes strukturális rétegként a Level 2 pozíciók és az egyes számlák között
  • Tekintse át és igazítsa az automatikus hozzárendelést (a támogatott számlatükröket felismeri a rendszer)
  • Címkézze fel a nettó adósság és a csoportközi számlákat
  • Ossza fel a tartozik és követel egyenlegeket, ha szükséges (pl. negatív követelések kötelezettségként kezelve)

Miért fontos

  • Az automatikus hozzárendelés jelentősen csökkenti a beállítási munkát
  • A figyelmeztető jelzők azonnal kiemelik a hozzá nem rendelt számlákat
  • A helyes szerkezet és címkézés előkészíti az adatait az elemzésre és a tervezésre

Számlacsoportok

A számlacsoportok egy strukturális réteg a Level 2 pozíciók és az egyes számlák között. Javítják a csoportosítást, tisztább elemzést tesznek lehetővé, és tényezőként szolgálnak a tervezésben.

A számlacsoportokat konzisztensen újrafelhasználja a Pénzügyek, az Elemzés és a Tervezés.

Automatikus hozzárendelés és új feltöltések

  • A támogatott könyvelési sémáknál a számlák automatikusan hozzárendelődnek — az illesztő szerveroldalon fut a feltöltés részeként
  • A korábban hozzárendelt vállalatoknál az új vagy ismeretlen számlákat tartalmazó új feltöltések ezeket a számlákat automatikusan a Nem besorolt kategóriába helyezik
  • Ez lehetővé teszi, hogy azonnal azonosítsa és helyesen hozzárendelje az új számlákat a meglévő hozzárendelések befolyásolása nélkül
  • Az automatikus hozzárendelés lefedettsége folyamatosan bővül, ahogy egyre több könyvelési séma támogatottá válik

Részlegenkénti felülbírálások (Részlegek bővítmény)

A bekapcsolt Részlegek bővítménnyel az E/K-számlák részlegenkénti felülbírálásokat hordozhatnak: ugyanaz a számla eltérő Level 2-re kerül attól függően, melyik részleg könyvelte a főkönyvi tételt. Nyissa meg a Részlegek felugró panelt bármely E/K-számla mellett a felülbírálások hozzáadásához vagy szerkesztéséhez — például egy megosztott rezsiszámla, amely a Termelésnél a Közvetlen költségek közé, mindenhol máshol pedig a Működési költségek közé kerül.